多摩川行政書士事務所の遠藤です。 先日、建設業許可の更新をご依頼いただいたお客様で、前回の申請書副本を紛失されたというケースがありました。
自分のクライアント企業の場合は、過去ファイルをデータで保管していることが多いのですが、更新のタイミングからご依頼いただいたケースの場合、お客様から書類をお預かりできないことも起こりえます。 その場合の定石は、東京都都市整備局の建設業課へ出向き、「閲覧ファイル」を確認することです。そこには過去の申請書が５年分程度、保管されており、前回の申請内容を書き写すことができます。
私も通常通り、閲覧請求を行いました。 しかし、ファイルをめくっていくと、ある違和感を覚えました。 今回の更新申請で必要な「様式第20号 営業の沿革」と「様式第20号の2 所属建設業者団体」 のページが、ファイルに綴じられていなかったのです。
「そんなことある…？」と思いましたが、申請書ををよく見ると、直近（5年前）の申請に「更新」が無く、「業種追加」と「一部般特新規」の２つの申請があることに気がつきました。この２つの申請では、いくつかの書類の提出が省略されます。私が探していた「様式第20号 営業の沿革」「様式第20号の2 所属建設業者団体」はいずれも省略の対象でした。
５年以上前：一般「管工事」を保有
62ヶ月前 ：一般「屋根工事」「石工事」を業種追加（閲覧ファイルにあり）
58ヶ月前 ：「屋根工事」「石工事」の許可区分を特定に（閲覧ファイルにあり）
２ヶ月後 ：更新手続き予定
「管工事」の許可区分を変更していませんから、58ヶ月前の般特新規は「一部」般特新規となります。また、かつて許可業種だった「管工事」業は一部廃業の扱いとなっていました。つまり、お客様は書類を紛失したのではなく、そもそも更新申請を行なっていなかったのです。
「閲覧ファイルを見て、前回の内容をベースに更新書類を作成する」という当初の想定は失敗。「営業の沿革」についてはお客様にヒアリングしつつ、ゼロから再作成することになりました。それにしても、全部般特新規の場合は書類の省略は無いのに、一部般特新規では省略される。この違いの理由は何でしょうね？
「副本がない」というご相談でしたが、 閲覧ファイルを見ると別の要因でした、という実例のご紹介でした。備忘録を兼ねて。ではまた！